Estrategias para Compras para lograr cumplir con los requisitos

El riesgo de la cadena de suministro se ha convertido en una de las preocupaciones principales para muchas Organizaciones, sobre todo Organizaciones con operaciones a nivel mundial, sin embargo, se ha observado que este fenómeno, no es exclusivo de las grandes empresas. Organizaciones pequeñas y medianas tienen el mismo riesgo estratégico, pero con alcances y necesidades de controles distintos. La interdependencia para el éxito entre Organizaciones y sus proveedores es una realidad, sobre todo para la generación de bienes y servicios con altos niveles de complejidad en su diseño.

Las cadenas de suministro se hacen cada días más largas y complejas en su gestión y la pregunta que nace es:¿Cómo puede mi Organización mitigar el riesgo y lograr una ventaja competitiva?

Generar una cadena de suministro confiable implica:

• Contar con una adecuada flexibilidad (sin que afecte la calidad de la operación) y agilidad (interna y de los proveedores)
• Una adecuada planificación y gestión de los requisitos (del producto y hacia los proveedores)
• Una amplia colaboración (sociedad) en la Organización y sus Proveedores, incluyendo una planificación colaborativa entre las partes. Proporcionar a los proveedores información e invitarlos a colaborar en los proyectos es un factor de ventaja competitiva
• Una gestión de los riesgos asociados a cada proveedor, bien y servicio en la cadena
• Establecer niveles de desempeño claros y dar seguimiento, en conjunto, a estos niveles de desempeño 

Básicamente la estrategia es un conjunto de acciones integradas (Plan) para alcanzar el logro de uno o más objetivos. Cuando observamos la acción de las áreas/departamentos de Compras es importante considerar que estos son responsables de la CALIDAD, la ENTREGA A TIEMPO y el PRECIO. Para esto existen una serie de mecanismos para alcanzar estos objetivos.

En los últimos 2 años DATTA & QUALITY Consultores ha enfocado esfuerzos hacia las Organizaciones en el sentido de reforzar los elementos de su cadena de suministro, a través de estrategias que fortalezcan las alianzas para la generación de valor en estas cadenas y optimicen los esfuerzos de las Organizaciones en el logro de sus objetivos relacionados al suministro.

Son algunos de estos mecanismos:

1. Tenga disponibilidad de fuentes de suministro alternos (no sea dependiente de una única fuente de suministro). En este sentido es fundamental establecer un análisis de riesgo de esta(s) fuente(s), considerando aspectos diversos como culturales, de calidad, políticos/entornos, etc. y establecer políticas para asegurar el suministro. Establezca mecanismo de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores en función de los bienes y servicios proporcionados y que tan críticos son para su operación. Pruebe a opciones de proveedores con mecanismos de revisión en función de los niveles de confiabilidad y riesgos de cada uno;
2. Establezca alianzas con sus diferentes fuentes de suministro (mantenga negocios con todas) y negocie cotizaciones competitivas (recuerde que el valor normalmente está relacionado con el nivel de conformidad). Concéntrese en pocos proveedores, sin embargo, establezca las políticas para que estos sean proveedores de largo-plazo y con los niveles de calidad, entrega y precio requeridos;
3. Diferencie los proveedores críticos de los no críticos. Concéntrese en los críticos (aquellos que tienen un alto nivel de afectación en su operación, en las entregas a tiempo y en la conformidad del producto final entregado);
4. Antes de colocar las órdenes de compra, evalúe los posibles proveedores sobre la base del desempeño pasado y capacidades observadas. No abandone aquellos proveedores que han tenido problemas, establezca un mecanismo de seguimiento a estos y visitas/auditorias conforme sea necesario;
5. Defina toda la información esencial y de ayuda al proveedor en cada contrato o orden de compra de manera que el proveedor posea los elementos claramente definidos y comprendidos para poder cumplir con los requisitos (el mecanismo de prueba de proveedores ayuda en este sentido - ¿Ha entendido claramente el proveedor lo que su Organización necesita? - En su esquema de calificación de proveedores establezca un mecanismo que asegure que el proveedor entiende sus requisitos;
6. Evalúe los bienes y servicios recibidos lo antes posible (particular atención a primeros envíos). Haga una aceptación condicionada si algunas de las características no pueden ser revisadas en el momento;
7. Requiera al proveedor (sobre todo en bienes y servicios críticos) que proporcione los elementos/evidencias documentales (ejemplo: Certificados o Registros) con las entregas de manera a asegurar estos cumplen con los requisitos;
8. En el caso de ordenes de compras abiertas (pedidos de grandes cantidades que serán entregadas en partes), establezca un plan de visita a las instalaciones del proveedor;
9. Capacite su proveedor sobre los requisitos y porque estos son fundamentales para su Organización;
10. Investigue la capacidad financiera de sus proveedores potenciales - ¿Tiene el proveedor capacidad de asegurar negocios en el largo plazo?;
11. Defina en los contratos/acuerdos con los proveedores como se manejarán los cambios/modificaciones al diseño sin costos excesivos o demoras no planificadas;
12. Proporcione asistencia técnica a sus proveedores cuando estos la requieran o no tengan la capacidad de dar respuesta a situaciones de calidad;
13. Establezca un Plan de Emergencia en base al análisis de riegos de interrupción del suministro y solicite lo mismos a sus proveedores críticos.

Nota: Estos son conceptos generales y deberán ser adaptados en función del giro de la Organización, las regulaciones sobre los productos y su estructura de suministro.

OHSAS 18001 (ISO 45001:2016)

De acuerdo con estadísticas de la OIT, 6.300 personas mueren cada día en consecuencia de accidentes o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Las estadísticas muestran a la Industria de la Construcción como la más riesgosa a nivel mundial, por el alto índice de siniestralidad (muertes e incapacidades), y de jornadas de trabajo perdidas, frente a las demás actividades.

El siguiente video, nos muestra el análisis realizado y la información generada para la capacitación en la prevención de accidentes relacionada con el accidente mortal sucedido en Campo Dina de Ecopetrol.

Los elevados índices de siniestralidad en la industria de la Construcción están directamente relacionadas con el gran número de actividades y entornos de esta industria, como por ejemplo: la actuación en ámbitos geográficos dispersos y diversos, procesos operativos con necesidades de ajustes constantes durante la operación, elevada rotación del personal, la entrada y salida de diversos contratistas y subcontratistas, entre otras. Estas condiciones asociadas a una Supervisión en muchas ocasiones sub-estándar, el desconocimiento de la normatividad y las presiones por el término de obra genera un entorno complejo.

 

La Seguridad es competencia del empleador en primer término, pero debe ser una responsabilidad compartida entre todos los interesados, incluyendo la autoridad, empleados, obreros y contratistas, etc. Todos tienen responsabilidades en el cuidado de sus vidas, la de sus compañeros y los bienes materiales. Una mano de obra capacitada permanentemente y trabajando en condiciones laborales adecuadas, es una inversión que supone el cumplimiento de la legislación, y se convierte en un factor de competitividad y reducción de costos.

 

Cada días es más claro la necesidad de que las Organizaciones cuenten con modelos de gestión integrales, que posibiliten formas de trabajo que entreguen CALIDAD, SEGURIDAD, CUIDADO CON EL MEDIO AMBIENTE, AHORRO DE ENERGÍA, ETC...

 

 

El tema de la Calidad (o falta de ella)

Estimados Amigos y Clientes,

Quiero compartirles una historia de Amor y Odio.

Amor por lo que hago. Soy un creyente de los sistemas de gestión, en este particular de los sistemas de gestión de la calidad, he dedicado 26 años de mi vida a esto. Creo que la calidad debe ser el fundamento de cualquier Organización (sé que en la vida real las influencias, intereses, en ocasiones fraudes, corruptelas, etc…, lamentablemente en momentos, pesan más, no me tomen por ingenuo).

De Odio por los males servicios, particularmente de empresas certificadas, pero olvídense de los males servicios, nadie o ninguna empresa está libre de situaciones que salen del control, el tema es siempre cómo reaccionan, pero no quiero extenderme más, le voy en pocas líneas reportar lo que me pasó el día 8/Enero/2014 de las 9:00AM hasta pasada las 12:00h, intentando aclarar un tema por teléfono, con BANCOMER (FINANZIA y BANCOMER Seguros) y presentar una queja.

Resumir un poco más de 3 horas en pocas líneas no será sencillo, pero estuve de frente con “el Anti-Cristo de la Calidad”. Resumiendo:

• El sistema de FINANZIA desactualizado, la primera persona que me atendió comentó que yo estaba a la mitad del crédito, cuando ya tengo la carta de finiquito y ya he recibido la factura (luego corrigieron);

 

• BANCOMER Seguros no tiene un área que pueda recibir quejas. Ellos graban la llamada y te afirman que hacen un seguimiento (según ellos), pero no hay registros más allá de la supuesta grabación y no existe una respuesta al cliente;

 

• Desconocen completamente quien es el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad (a pesar de que encontré una página de BANCOMER Seguros en que se hace mención de la Certificación ISO 9001:2008, así como los sobres de los seguros, por cierto seguros carísimos los de coches). No lo conocen y no tienen idea de cómo contactarlo;

 

• La frase del día podría ser: “No podemos proporcionar el nombre del Responsable de Calidad por Seguridad” (pudiera ser por seguridad de que no lo contactemos o lo despertemos!!!)

El tema es que tuve un financiamiento de un coche con FINANZIA, el servicio era tan malo (pero nunca dejaron de cobrar en el día exacto!!! – malo por los tiempos de respuestas a solicitudes) que decidí pagar por adelantado el crédito y finalizarlo. La dirección que tengo dado de alta es de mi casa, pero no sé cómo, SEGUROS Bancomer (que no tenía ya que era caro y compré mi seguro en otro lado) enviaba pólizas, que no existían, a mi oficina. Estas más de 3 horas fueron para buscar asegurarme que la póliza no la cobrarían, ya que ya había finiquitado el crédito, además de que los seguros los tenía por otro lado. En una de las horas, entre llamadas y transferencias, me comentaron que “fue un error del sistema”. Me estuvieron dando vueltas y vueltas, llamadas, transferencias. Se veían ellos más perdidos que yo.

En síntesis, me vencieron por el cansancio, estaré revisando que no me cobren y si tengo una queja, tendré que invertir más tiempo en la CONDUSEF.

Ni hablar.